Privacybeleid - CTRL+AI

Laatst bijgewerkt: 18 mei 2025

1. Wie is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw gegevens?

CTRL+AI, een initiatief en eenmanszaak van Jurgen De Wever, gevestigd te Oostveldstraat 310, 9900 Eeklo, België, en ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 0866.089.640 (hierna “CTRL+AI”, “wij”, “ons”, “onze”), is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

U kunt ons contacteren via:

E-mail: site@ctrlai.be
Post: Oostveldstraat 310, 9900 Eeklo, België

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

CTRL+AI kan de volgende categorieën persoonsgegevens van u verwerken, afhankelijk van uw relatie met ons en de diensten die u gebruikt:

Identificatie- en contactgegevens: Naam, voornaam, bedrijfsnaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, BTW-nummer.
Gegevens verstrekt via de AI Kansen Scan: Antwoorden op de vragen in de scan, die informatie kunnen bevatten over uw bedrijfsvoering, processen, uitdagingen, ambities en huidige gebruik van technologie.
Gegevens in het kader van advies- en begeleidingsdiensten (inclusief Proof of Concepts – PoC’s): Alle informatie die u ons verstrekt tijdens gesprekken, workshops, en projectuitvoering, inclusief bedrijfsdocumenten, data over uw processen, systemen, personeel, en mogelijk (geanonimiseerde of gepseudonimiseerde) gegevens van uw eigen klanten indien relevant voor een PoC.
Facturatie- en betalingsgegevens: Bankrekeningnummer, facturatiehistoriek.
Nieuwsbriefabonnees: E-mailadres, en indien van toepassing voor facturatie van een betaalde nieuwsbrief: bedrijfsnaam, adres, BTW-nummer.
Deelnemers aan evenementen/workshops: Naam, e-mailadres, telefoonnummer, functie, bedrijfsnaam, en eventuele andere relevante gegevens voor de organisatie (bv. dieetwensen indien catering voorzien is).
Websitegebruikers: Gegevens verzameld via cookies en gelijkaardige technologieën (zie ons Cookiebeleid voor meer details), zoals IP-adres (mogelijk geanonimiseerd), browsertype, bezochte pagina’s, duur van het bezoek.
Communicatiegegevens: Inhoud van e-mailcorrespondentie of andere communicatie met ons.

3. Voor welke doeleinden verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Leveren van onze diensten:
- Het uitvoeren en opvolgen van de AI Kansen Scan en het verstrekken van een eerste, daarop gebaseerd advies.
- Het verlenen van praktijkgericht AI-advies, strategiebepaling en begeleiding.
- Het ontwikkelen, uitvoeren en evalueren van Proof of Concepts (PoC’s).
- Het organiseren en geven van workshops en trainingen.
- Het beheren van de overeenkomst met u als Klant.
Klanten- en orderbeheer: Aanmaken en beheren van klantendossiers, opstellen van offertes, verwerken van bestellingen, facturatie en opvolging van betalingen.
Communicatie: Om met u te communiceren over onze diensten, uw vragen te beantwoorden, u te informeren over de voortgang van projecten, en voor het verstrekken van support.
Nieuwsbrief en direct marketing:
- Het versturen van onze nieuwsbrief (indien u zich hiervoor heeft ingeschreven) met AI-nieuws, inzichten, en informatie over onze diensten en evenementen.
- U te informeren over diensten van CTRL+AI die gelijkaardig zijn aan diensten die u eerder heeft afgenomen, of waarvoor u interesse heeft getoond (gerechtvaardigd belang). U kunt zich hiertegen steeds verzetten.
Organisatie van evenementen en workshops: Registratie van deelnemers, communicatie over het evenement/de workshop, en praktische organisatie.
Verbetering van onze diensten en website: Analyseren van het gebruik van onze website en diensten om deze te optimaliseren en beter af te stemmen op de noden van onze Klanten en Gebruikers.
Wettelijke verplichtingen: Om te voldoen aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen (bv. boekhoudkundige en fiscale verplichtingen).
Geschillenbeheer: Voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van onze rechten in rechte.

4. Op basis van welke rechtsgronden verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

Uitvoering van een overeenkomst: Voor de verwerkingen die noodzakelijk zijn voor het voorbereiden, aangaan, uitvoeren en beheren van de overeenkomst die wij met u als Klant hebben (bv. voor adviesdiensten, PoC’s, betaalde workshops).
Toestemming: Voor bepaalde verwerkingen zullen wij uw expliciete toestemming vragen, bijvoorbeeld voor het versturen van de nieuwsbrief (tenzij u een bestaande klant bent en het over gelijkaardige diensten gaat), of voor het gebruik van bepaalde niet-essentiële cookies (zie Cookiebeleid). U heeft het recht om uw toestemming te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
Gerechtvaardigd belang: Wij kunnen uw gegevens verwerken op basis van ons gerechtvaardigd belang als onderneming, bijvoorbeeld voor direct marketing aan bestaande klanten over gelijkaardige diensten, voor het verbeteren van onze diensten, fraudepreventie, of voor het beheren van onze interne administratie. Wij wegen hierbij steeds ons belang af tegen uw privacyrechten.
Wettelijke verplichting: Voor verwerkingen die noodzakelijk zijn om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust (bv. het bijhouden van een boekhouding).

5. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

CTRL+AI bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is voor het realiseren van de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, rekening houdend met eventuele wettelijke bewaartermijnen en de noodzaak om gegevens te bewaren voor geschillenbeheer.

Klantgegevens (advies, PoC’s): Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna voor de periode die noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen (bv. boekhoudkundige bewaartermijn van 7 jaar) en voor geschillenbeheer (bv. tot 10 jaar na einde contract voor contractuele aansprakelijkheid).
Gegevens uit AI Kansen Scan (indien geen Klantrelatie volgt): Tot 2 jaar na het invullen, voor interne analyse en eventuele latere contactopname indien u hiervoor toestemming gaf of dit binnen ons gerechtvaardigd belang valt.
Nieuwsbriefabonnees: Tot het moment dat u zich uitschrijft.
Deelnemers aan evenementen/workshops: Tot maximaal één jaar na afloop van het evenement/de workshop, tenzij wettelijke verplichtingen een langere bewaartermijn vereisen of u toestemming heeft gegeven voor verdere communicatie.
Prospectgegevens: Gedurende de periode die relevant is voor het opvolgen van de prospectie, met een maximum van 3 jaar na het laatste kwalitatieve contact, tenzij u eerder aangeeft niet meer gecontacteerd te willen worden.

6. Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

CTRL+AI deelt uw persoonsgegevens in principe niet met derden, tenzij in de volgende gevallen:

Subverwerkers (dienstverleners): Wij kunnen beroep doen op externe dienstverleners die in onze opdracht en onder ons toezicht persoonsgegevens verwerken (bv. voor hosting van onze website, IT-ondersteuning, e-mailmarketingplatform voor de nieuwsbrief, online boekhoudsoftware, cloudopslag, specifieke AI-platformen voor de uitvoering van PoC’s). Wij sluiten met deze subverwerkers steeds een verwerkersovereenkomst om de bescherming van uw gegevens te waarborgen.
Technische partners: Indien voor de uitvoering van een specifieke dienst (bv. een complexe technische implementatie volgend op een PoC) de inschakeling van een gespecialiseerde technische partner noodzakelijk is, zal dit enkel gebeuren na uw voorafgaande informatie en, indien vereist, toestemming.
Wettelijke verplichting: Indien wij wettelijk verplicht zijn om uw gegevens te delen met overheidsinstanties of gerechtelijke autoriteiten.
Bescherming van onze rechten: Indien dit noodzakelijk is om onze rechten te beschermen of uit te oefenen, bijvoorbeeld in het kader van een geschil.

Wij zorgen ervoor dat uw gegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER) worden verwerkt. Indien gegevens toch buiten de EER worden doorgegeven, zorgen wij voor passende waarborgen (bv. adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, standaardcontractbepalingen).

7. Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?

CTRL+AI neemt de bescherming van uw persoonsgegevens ernstig en treft passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Dit omvat onder meer beveiliging van onze systemen, fysieke toegangsbeveiliging, en interne procedures voor gegevensbeheer.

8. Wat zijn uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens?

U beschikt over de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

Recht van inzage: U heeft het recht om inzage te vragen in de persoonsgegevens die wij van u verwerken.
Recht op rectificatie: U heeft het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren.
Recht op gegevenswissing (“recht op vergetelheid”): U heeft het recht om, in bepaalde gevallen, te verzoeken om de verwijdering van uw persoonsgegevens.
Recht op beperking van de verwerking: U heeft het recht om, in bepaalde gevallen, de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te vragen.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens: U heeft het recht om de persoonsgegevens die u ons heeft verstrekt, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen en deze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen (indien de verwerking gebaseerd is op toestemming of een overeenkomst en via geautomatiseerde procedés wordt verricht).
Recht van bezwaar: U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang, of voor direct marketingdoeleinden.
Recht om uw toestemming in te trekken: Indien de verwerking gebaseerd is op uw toestemming, kunt u deze te allen tijde intrekken.

U kunt deze rechten uitoefenen door een schriftelijk, gedateerd en ondertekend verzoek, samen met een bewijs van uw identiteit, te sturen naar site@ctrlai.be of per post naar ons adres zoals vermeld in artikel 1. Wij streven ernaar om binnen één maand na ontvangst van uw verzoek te reageren.

9. Klachten

Indien u een klacht heeft over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, verzoeken wij u vriendelijk om eerst contact met ons op te nemen via site@ctrlai.be, zodat wij samen naar een oplossing kunnen zoeken. U heeft daarnaast steeds het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA): Drukpersstraat 35, 1000 Brussel Tel: +32 (0)2 274 48 00 E-mail: contact@apd-gba.be Website: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

10. Wijzigingen in dit privacybeleid

CTRL+AI behoudt zich het recht voor om dit privacybeleid te allen tijde te wijzigen. Wijzigingen zullen op onze website (www.ctrlai.be) worden gepubliceerd. De datum van de laatste bijwerking wordt steeds bovenaan dit beleid vermeld. Wij raden u aan om dit privacybeleid regelmatig te raadplegen om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen.